MANAJEMEN ORGANISASI

Istilah “manajemen” seringkali menimbulkan tanggapan yang campur aduk, apalagi di lingkungan organisasi nirlaba. Soalnya istilah-istilah tersebut menimbulkan kesan sebagai suatu kumpulan pejabat organisasi perusahaan atau pabrik (karena istilah ini memang berasal dari sana)yang menentang para pekerja mereka, padahal organisasi nirlaba justru sangat tertarik untuk mengorganisir kaum buruh. Seringkali istilah manajemen memang diartikan sebagai sekelompok orang pimpinan dalam “manajemen” . Kita seringkali mendengar seseorang di sebuah perubahan atau pabrik mengatakan: “Pihak manajemen sudah memutuskan...”,  “Saya sudah melaporkan kepada  pihak manajemen” dan sebagainya. Kelompok(pimpinan) manajemen ini memang sering dianggap sebagai biang keladi semua ketidakberesan yang terjadi dalam suatu organisasi, atau bahkan ketidakberesan yang terjadi di tengah masyarakat luas. Tidak heran jika banyak manajer yang sering tak mau dikenali sebagai manajer. Lebih dari itu, istilah manajemen terlalu sering dikaitkan dengan sebuah perusahaan yang sekedar mencari untung.(Terj: Roem Topatimasang, P3M, 1988)

Penggalan paragraf diatas menunjukkan bahwa sebetulnya istilah “manajemen”  masih bias. Ada semacam anggapan bahwa manajemen organisasi adalah tidak sama antara masing-masing organisasi, provit dan non-provit. Dalam organisasi provit, hal ini lebih dikenal dengan istilah Public Relations(PR).

Dalam tulisan ini akan dijelaskan pengertian manajemen yang sesuai dengan organisasi nirlaba. Bahwasanya setiap organisasi membutuhkan suatu sistem yang menjalankan fungsi-fungsi vital, sebagai berikut:

Mengintegrasikan organisasi sebagai salah satu bagian dari masyarakat luas

            Setiap organisasi adalah bagian dari suatu sistem yang lebih besar (masyarakat) yang akan mempengaruhi sistem, dan organisasi itu merupakan salah satu bagian (sub-sistem)nya. Ini penting dipahami  karena seseorang atau kelompok-kelompok tertentu akan mencurahkan perhatiannya pada hubungan antara organisasi dengan lingkungannya dalam rangka membantu organisasi untuk mengetahui, menyerap perubahan dan menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan tersebut.

Menjamin kemudahan  memperoleh  sumberdaya

            Fungsi ini merupakan fungsi yang sangat penting. Sebab semua organisasi memperoleh sumberdaya di lingkungannya. Sumberdaya tersebut umumnya terpakai habis, sehingga sumberdaya yang baru harus segera ditemukan. Jika organisasi gagal memberikan pelayanan jasa yang tepatguna dan boros menyalurkan sumberdaya dari lingkungannya, cepat atau lambat kemudahan mendapatkan sumberdaya tersebut semakin terbatas. Padahal sebuah organisasi nirlaba menggantungkan dana hibah dari luar, dan setiap orang dalam organisasi itu tahu bagaimana pentingnya menjaga hubungan yang baik dengan donor yang menjadi sumbernya. Sumberdaya lain yang terpenting adalah manusia. Bagi organisasi nirlaba, hal ini menjadi lebih penting dibandingkan dengan organisasi yang lain. Anggota yang potensial atau sukarelawan akan mempertimbangkan visi, misi, tujuan dan pencapaian hasil organisasi. Pekerja yang potensial atau sukarelawan akan mempertimbangkan hal-hal tersebut sebagai dasar apakah ia akan bergabung atau tidak dengan organisasi tersebut. Jadi kemudahan memperoleh sumberdaya manusia harus tetap menjadi perhatian dari manajemen organisasi nirlaba.

Hubungan dengan klien(Pemakai dan penerima jasa)

            Suatu organisasi didirikan untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Adanya kebutuhan tersebut mendorong lahirnya organisasi sehingga orang-orang mau menjadi kliennya. Melakukan pendekatan dengan orang-orang adalah perhatian utama dari manajemen organisasi nirlaba. Selama organisasi memuaskan kebutuhan klien, hubungan baik dengan mereka mungkin tidak menjadi masalah. Tetapi, organisasi dapat kehilangan hubungan baiknya dengan  klien, karena pemenuhan kebutuhan mereka tidak berlanjut atau karena beberapa alasan lain. Sekali suatu organisasi telah dibentuk, ia harus bekerja keras untuk memenuhi tuntutan kebutuhan kliennya, meskipun pada awalnya tampak mereka tidak mau memenuhi kebutuhan tersebut. Pada organisasi nirlaba, mereka tidak segan-segan mengeluarkan biaya demi mempertahankan hubungan baik dengan konsumen mereka, dan telah menemukan berbagai metode kreatif untuk mendapatkan dukungan dari pelanggan potensial. Organisasi dapat belajar dari pengalaman tersebut.

Memantapkan misi organisasi

            Semua organisasi membutuhkan kemantapan  dan keberlangsungan misi mereka. Ini merupakan fungsi dari sistem manajemen organisasi nirlaba unjuk menjelaskan dan menyampaikannya kepada klien. Penjelasan tersebut harus memuat aspek-aspek penting organisasi, termasuk jasa kepada klien, pencapaian hasil kerja dan produktivitas, penggunaan sumberdaya fisik dan finansial, penggunaan sumberdaya manusia, tanggungjawab kemasyarakatan, pembaharuan-pembaharuan, dan hasil-hasil karya kreatif yang telah dicapai selama ini.

Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, Pengendalian, dan Evaluasi

            Ini merupakan sederetan fungsi-fungsi manajemen tradisional yang dibutuhkan oleg organisasi nirlaba untuk menjamin organisasi yang bersangkutan berjalan baik. Fungsi perencanaan mencakup perumusan tujuan jangka pendek dan jangka panjang organisasi, serta mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan tersebut.  Fungsi pengorganisasian adalah memadukan orang-orang dan tugas-tugas mereka dalam suatu struktur yang terencana, bukan semata-mata demi tugas itu sendiri, tetapi juga memuaskan kebutuhan orang-orang yang melaksanakannya. Jika organisasi tumbuh dan semakin menjadi besar, kebutuhan akan pengarahan muncul pula. Oleh sebab itu fungsi pengendalian harus diberlakukan juga. Fungsi pengawasan ini perlu untuk menjaga agar organisasi tetap berjalan pada jalurnya dan untuk mengorek kesalahan yang  terjadi. Akhirnya, fungsi evaluasi dibutuhkan untuk menentukan tercapai atau tidaknya tujuan organisasi.

Mengintegrasikan Sub-Sistem Sosial dan Tugas-tugas

            Sub-sistem sosial suatu organisasi menjamin penyediaan orang-orang yang mau bekerja dan sub-sistem tugas  menentukan pekerjaan apa yang harus dilakukan oleh mereka. Kedua sub-sistem ini akan menimbulkan kegawatan jika antara keduanya saling bertentangan. Mesti ada sistem manajemen yang harus menjamin, bahwa kedua sub-sistem ini benar-benar berjalan seiring. Kita semua pasti memiliki pengalaman bekerja di dalam suatu sistem dimana pekerjaan-pekerjaan tersebut dicampur-adukkan dengan motivasi kita untuk melaksanakannya. Atau, kita-pun sudah sering melaksanakan tugas yang terlalu enteng, rutin, monoton dan membosankan; atau tugas-tugas justru terlalu rumit, terputus-putus dan membingungkan. Jika hal ini terjadi, sulit mempertahankan staf yang berkemampuan agar betah bekerja. Contoh-contoh klasik dari dua keadaan ekstrim ini adalah putusnya hubungan baik dengan staf pada suatu sisi dan tidak berdayanya tim pemecah masalah tersebut pada sisi yang lain. Hal-hal di atas merupakan unsur-unsur penting dan mutlak dalam suatu organisasi. Semuanya merupakan suatu ukuran baku yang disebut sebagai Fungsi Manajemen.  Tulisan ini disusun atas dasar kaidah-kaidah tersebut.